Apostille & Legalisation
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Informationen
Die Apostille und die Legalisation sind Verfahren zur Beglaubigung von Dokumenten, die im internationalen Rechtsverkehr wichtig sind.
Die Apostille, die gemäß dem Haager Übereinkommen von 1961 eingeführt wurde, vereinfacht die Beglaubigung öffentlicher Urkunden für den Einsatz in Staaten, die Vertragsparteien des Abkommens sind.
Bei der Legalisation hingegen handelt es sich um ein formaleres Verfahren, das in Ländern angewendet wird, die nicht dem Apostille-Übereinkommen angehören.
Beide Verfahren dienen dazu, die Echtheit von Unterschriften, Stempeln und anderen offiziellen Merkmalen auf Dokumenten zu bestätigen, sodass diese im Ausland rechtlich anerkannt werden.
Für die Beantragung ist es wichtig, sich über die spezifischen Anforderungen und Zuständigkeiten des jeweiligen Landes zu informieren, da diese variieren können.
Art der Dokumente
Es können lediglich öffentliche Urkunden von Behörden mit der Apostille beglaubigt, bzw. von den Auslandsvertretungen legalisiert werden.
Um öffentliche Urkunden handelt es sich z.B. bei Personenstandsurkunden, gerichtlichen und notariellen Urkunden, Bescheinigungen der Verwaltungsbehörden.
Zu den privaten Urkunden gehören etwa das eigenhändige Testament, formlose Kaufverträge oder Vollmachten.
Um private Urkunden mir der Apostille, bzw. mittels der Legalisation beglaubigen lassen zu können, müssen diese durch einen Notar beurkundet werden. Hierdurch entsteht eine öffentliche Urkunde.
Legalisation
Urkunden werden in Ländern, welche nicht Mitgliedstaaten des Haager Übereinkommens von 1961 sind, nur dann anerkannt, wenn ihre Echtheit durch die zuständige konsularische Vertretung des betreffenden Staates im Land der Ausstellung der Dokumente bestätigt worden ist (Legalisation).
Die Vertretungen der ausländischen Staaten verlangen im Allgemeinen zuvor eine Über-, manchmal auch zusätzlich eine Endbeglaubigung der Dokumente.
Die Vorgaben der Auslandsvertretungen bezüglich der Art der Über- und Endbeglaubigung sind von Land zu Land unterschiedlich.
Ob für Ihr Dokument die Legalisation erforderlich ist, können Sie der Länderliste entnehmen.
Apostille
Die Apostille hat das Haager Übereinkommen von 1961 zur Grundlage und ist eine vereinfachte Form der Echtheitsbestätigung.
Die Vorbeglaubigung durch die zuständigen Behörden und die anschließende Legalisation durch die entsprechende konsularische Vertretung entfallen. Es wird lediglich die Apostille von der zuständigen Behörde ausgestellt.
Sie tritt nur bei den Staaten die das oben erwähnte Übereinkommen unterzeichnet haben an die Stelle der Legalisation.
Ob für Ihr Dokument die Legalisation oder Apostille die erforderliche Beglaubigungsart ist, können Sie der Länderliste entnehmen.
Befreiung von Apostille/Legalisation
Es gibt bilaterale Abkommen zwischen einzelnen Staaten wie z.B. zwischen Deutschland und Österreich, oder zwischen Deutschland und der Schweiz, wonach bestimmte oder alle Urkunden von der Legalisation und der Apostille befreit sind.
Ob Ihre Urkunden von Beglaubigungen befreit sind, können Sie den jeweiligen Informationen über das Land, in dem Sie Ihre Urkunden verwenden möchten entnehmen - siehe hierzu unsere Länderliste.
Alter der Dokumente
In Deutschland werden z.B. Urkunden der Standesämter von den zuständigen Behörden und somit auch von den konsularischen Vertretungen lediglich dann beglaubigt, bzw. legalisiert, wenn diese maximal sechs Monate nach Ausstellungsdatum vorgelegt werden.
Es gibt allerdings auch durchaus Ausnahmen, wie z.B. bei Schulzeugnissen oder Gerichtsurteilen.
In Großbritannien und den USA z.B. ist dies anders geregelt. Wir empfehlen Ihnen daher uns diesbezüglich zu kontaktieren.
Übersetzungen
Bei Übersetzungen von Dokumenten ist Vorsicht geboten, da manche Länder zusätzlich zur Beglaubigung der Urkunde, die Beglaubigung der Übersetzung verlangen.
Wenn Sie die Dokumente in dem Land übersetzen lassen, in welchem Sie die Unterlagen vorlegen werden, können Sie sich sicher sein, dass die Übersetzungen akzeptiert werden.
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